Rozdział 1

Postanowienia ogólne

• § 1

Celem Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, zwanej dalej „Polityką bezpieczeństwa” w Spółdzielni Mieszkaniowej „Kabel”, zwanej dalej „Spółdzielnią”, jest uzyskanie optymalnego i  zgodnego z wymogami obowiązujących aktów prawnych, sposobu przetwarzania informacji zawierających dane osobowe.

• § 2

Polityka bezpieczeństwa została opracowana  w oparciu o wymagania  zawarte w:

1. Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady /UE/ 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE.L nr 119, str.1)
2. Ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych /Dz. U. z 2018 r., poz. 1000).

• § 3

Ochrona danych osobowych realizowana jest poprzez zabezpieczenia fizyczne, organizacyjne, oprogramowanie systemowe, aplikacje oraz użytkowników proporcjonalne i adekwatne do ryzyka naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w ramach prowadzonej działalności.

• § 4

1. Utrzymanie bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych w Spółdzielni rozumiane jest jako zapewnienie ich poufności, integralności, rozliczalności oraz dostępności na odpowiednim poziomie. Miarą bezpieczeństwa jest akceptowalna wielkość ryzyka związanego z ochroną danych osobowych.
2. Zastosowane zabezpieczenia mają służyć osiągnięciu powyższych celów i zapewnić:

• poufność danych – rozumianą jako właściwość zapewniającą, że dane nie są udostępniane nieupoważnionym osobom;
• integralność danych – rozumianą jako właściwość zapewniającą, że dane osobowe nie zostały zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany;
• rozliczalność danych – rozumianą jako właściwość zapewniającą, że działania osoby mogą być przypisane w sposób jednoznaczny tylko tej osobie;
• integralność systemu – rozumianą jako nienaruszalność systemu, niemożność jakiejkolwiek manipulacji, zarówno zamierzonej, jak i przypadkowej;
• dostępność informacji – rozumianą jako zapewnienie, że osoby upoważnione mają dostęp do informacji i związanych z nią zasobów wtedy, gdy jest to potrzebne;
• zarządzanie ryzykiem – rozumiane jako proces identyfikowania, kontrolowania i minimalizowania lub eliminowania ryzyka dotyczącego bezpieczeństwa, które może dotyczyć systemów informacyjnych służących do przetwarzania danych osobowych.

Rozdział  2

Definicje

• § 5

Przez użyte w Polityce bezpieczeństwa określenia należy rozumieć:

1. administrator danych osobowych – osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka  lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych,
2. ustawa –ustawa z dnia 10 maja  2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000),
3. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady /UE/ 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE /Dz. Urz. UE.L nr 119, str. 1/,
4. dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej,
5. zbiór danych osobowych– uporządkowany zestaw danych osobowych dostępnych według określonych kryteriów,
6. przetwarzane danych – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takich jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, łączenie, przesyłanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, niszczenie, itd.,
7. system informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych osobowych,
8. system tradycyjny– zespół procedur organizacyjnych, związanych z mechanicznym przetwarzaniem informacji oraz wyposażenie i środki trwałe wykorzystywane w celu przetwarzania danych osobowych na papierze,
9. zabezpieczenie danych w systemie informatycznym– wdrożenie i eksploatacja stosownych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem,
10. administrator systemu informatycznego – osoba lub osoby, upoważnione przez administratora danych osobowych do administrowania i zarządzania systemami informatycznymi,
11. odbiorca – osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe w oparciu m. in. o umowę powierzenia,
12. strona trzecia – osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub podmiot inny niż osoba, której dane dotyczą, które z upoważnienia administratora danych osobowych mogą przetwarzać dane osobowe,
13. identyfikator użytkownika (login)– ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym,
14. hasło– ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, przypisany do identyfikatora użytkownika, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym.

Rozdział 3

Zakres stosowania

• § 6

1. W Spółdzielni przetwarzane są  dane osobowe członków, osób nie będących członkami, posiadające prawa do lokalu, pracowników, kandydatów do pracy, klientów, kontrahentów, zebrane w zbiorach danych osobowych.
2. Informacje te są przetwarzane zarówno w postaci dokumentacji tradycyjnej, jak i elektronicznej.   
3. Polityka bezpieczeństwa zawiera uregulowania dotyczące wprowadzonych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych.

• § 7

Politykę bezpieczeństwa stosuje się w szczególności do:

1. danych osobowych przetwarzanych w systemie: Płatnik, Microsoft Office.,
2. wszystkich informacji dotyczących danych pracownicy, klienci, członkowie, osoby nie będące członkami, a posiadające prawo do lokalu, kontrahenci.
3. odbiorców danych osobowych, którym przekazano dane osobowe do przetwarzania w oparciu o umowy powierzenia,
4. informacji dotyczących zabezpieczenia danych osobowych, w tym w szczególności nazw kont i haseł w systemach przetwarzania danych osobowych,
5. rejestru osób trzecich mających upoważnienia administratora danych osobowych do przetwarzania danych osobowych,
6. innych dokumentów zawierających dane osobowe.

• § 8

Zakresy ochrony danych osobowych określone przez Politykę bezpieczeństwa oraz inne z nią związane dokumenty mają zastosowanie do:

1. wszystkich istniejących, wdrażanych obecnie lub w przyszłości systemów informatycznych oraz papierowych, w których przetwarzane są dane osobowe podlegające ochronie,
2. wszystkich lokalizacji – budynków i pomieszczeń, w których są lub będą przetwarzane informacje podlegające ochronie,
3. wszystkich pracowników, członków Organów Spółdzielni i innych osób mających dostęp do informacji podlegających ochronie.
4. Do stosowania zasad określonych przez Politykę bezpieczeństwa oraz inne z nią związane dokumenty zobowiązani są wszyscy pracownicy, członkowie Organów Spółdzielni oraz inne osoby mające dostęp do danych osobowych podlegających ochronie.

Rozdział 4

Wykaz zbiorów danych osobowych

• § 9

Dane osobowe gromadzone są w zbiorach :

1. Akta osobowe pracowników,
2. Zbiory informacji o pracownikach, oświadczenia na potrzeby ZFŚS,
3. Ewidencja zwolnień lekarskich,
4. Skierowania na badania okresowe, specjalistyczne,
5. Ewidencja urlopów, czasu pracy, wyjść,
6. Kartoteki wydanej odzieży ochronnej i środków ochrony indywidualnej,
7. Rejestr delegacji służbowych,
8. Listy płac pracowników,
9. Deklaracje ubezpieczeniowe pracowników,
10. Deklaracje i kartoteki ZUS pracowników,
11. Deklaracje podatkowe pracowników,
12. Rejestr wypadków,
13. Umowy cywilno-prawne,
14. Umowy zawierane z kontrahentami,
15. Rejestrze członków,
16. Dokumenty archiwalne,    

• § 10

Zbiory danych osobowych podlegają przetwarzaniu w sposób tradycyjny lub przy użyciu systemu informatycznego.

Rozdział 5

Środki organizacyjne i techniczne zabezpieczenia danych osobowych

• § 11

1. Zabezpieczenia organizacyjne

• opracowano i wdrożono Politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych,
• do przetwarzania danych zostały dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienia nadane przez administratora danych bądź osobę przez niego upoważnioną,
• osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych zostały zaznajomione z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz w zakresie zabezpieczeń systemu informatycznego,
• osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych obowiązane zostały do zachowania ich w tajemnicy,
• przetwarzanie danych osobowych dokonywane jest w warunkach zabezpieczających dane przed dostępem osób nieupoważnionych,
• przebywanie osób nieuprawnionych w pomieszczeniach, gdzie przetwarzane są dane osobowe jest dopuszczalne tylko w obecności osoby zatrudnionej przy przetwarzaniu danych osobowych oraz w warunkach zapewniających bezpieczeństwo danych,
• dokumenty i nośniki informacji zawierające dane osobowe, które podlegają zniszczeniu, neutralizuje się za pomocą urządzeń do tego przeznaczonych lub dokonuje się takiej ich modyfikacji, która nie pozwoli na odtworzenie ich treści.

2. Zabezpieczenia techniczne

• wewnętrzną sieć komputerową zabezpieczono poprzez odseparowanie od sieci publicznej
• stanowiska komputerowe wyposażono w indywidualną ochronę antywirusową,
• komputery zabezpieczono przed możliwością użytkowania przez osoby nieuprawnione do przetwarzania danych osobowych, za pomocą indywidualnego identyfikatora użytkowania i cykliczne wymuszanie zmiany hasła,

3. Środki ochrony fizycznej:

• obszar, na którym przetwarzane są dane osobowe, poza godzinami pracy, chroniony jest alarmem,
• obszar, na którym przetwarzane są dane osobowe objęty jest całodobowym monitoringiem,
• urządzenia służące do przetwarzania danych osobowych umieszczone są w zamykanych pomieszczeniach,
• dokumenty i nośniki informacji zawierające dane osobowe przechowywane są w zamykanych na klucz szafach.

Rozdział 6

Postanowienia końcowe

• § 12

Każdy użytkownik przed dopuszczeniem do pracy z systemem informatycznym przetwarzającym dane osobowe lub zbiorami danych osobowych w wersji papierowej  lub elektronicznej winien być zaznajomiony z niniejszą polityką co podlega pisemnemu potwierdzeniu.